書信

20140721002.jpg  

 

 

(一)  作用

 

書信相信是使用範圍最廣、使用頻率最高的一種應用文。凡是私人與私人、私人與團體、團體與團體之間需要以書面的形式互通信息,就可以通過書信來溝通。

 

(二)  應用範圍

       

書信的應用範圍相當廣泛,舉凡日常生活裏面與親朋友好抒情、議論、商討、交涉、祝賀、慰問,或是由於特定的事務,需要與外間的團體機關有所溝通接觸,如查詢、投訴、訂購貨物,以至團體之間需要解決業務往還上的種種問題等,都有可能用上書信這種應用文體。

 

書信大致可分為私函和公函兩大類。凡是以個人為中心,就個人日常生活裏所發生的事情,與身邊有關係的人相互往來所使用的書信,屬於私函。個人與團體或者機關團體之間,因為要解決行政公務上的種種問題而使用的往來信件,則屬於公函。所謂機關團體,一般所指的是政府機構、工商機構、以及公營事業機構。

 

 

(三)  寫作注意事項

 

一般而言,私人發出的信函,通常都包含稱謂、啟首語、正文、收結應酬語、信末祝頌語、署名和日期七個部分。比較傳統的做法,會在稱謂之後加上知照啟事敬語,即知會受信人,並表示要開始敘述的客套用語;並在署名之後,加上啟告語;這些成分在近代的書信裏已經逐漸省略,這裏只介紹一兩個目前還可能使用到的用語,其餘不再贅述。

 

傳統書信極重視寫信人與收信人之間的親疏尊卑關係,因此上款的稱謂和書信開頭的知照啟事語,都會因為雙方的關係不同而有所調整;不過,近代的語體書信已經不再那麼講究。就中小學生而言,如果寫的是私函,對平輩可以直接稱呼名字,姓氏一般不加,與對方的關係則可寫可不寫;如書信可以直接以「偉明」開頭,也可以寫成「偉明同學」或者「王偉明同學」;三種稱呼反映了雙方不同的交情,可以視乎情況選用。對平輩親屬可以直接以關係稱呼,或者名字加關係,如「二姐」、「表弟」或者「倩萍表妹」。對長輩則一般以關係稱呼,或姓加關係、姓加職稱等方式稱呼,有時候可以在前面加修飾語「親愛的」、「敬愛的」,後面可以不用知照語;如「三叔、三嬸」、「魏伯伯」、「章小姐」、「親愛的爸爸」、「敬愛的鄭老師」等。

 

不過,如果收信人跟發信人沒有親友關係,而只是代表某些公司或者機構接受發信人的查詢、投訴、應徵等,則有時候可以考慮在稱謂後面保留知照語,在比較嚴肅、鄭重的情況底下,尤其如此;如「XX公司人事部經理XXX先生大鑒」、「XX中學XXX校長道鑒」。這類由私人發給機構的事務書信,也可以視乎其鄭重程度,採用標準的公函格式,以啟事語開頭,以「此致」收束正文,而把上款挪到信末。

 

        稱謂後面的啟事語,像「敬啟者」、「敬覆者」、「敬陳者」等,寫給親友的私函已很少使用;但寫給不太熟悉的長輩或者機構、團體,則可以考慮保留,特別是「敬啟者」,在目前還是比較常用的。

 

        書信開頭的應酬語,大部分都是互相問候或者表示思念的話語,最一般的如「很久不見了,近況怎麼樣」。如果要表現得親切一點,可以從雙方的生活狀況或者大家比較熟悉的範圍出發,對一些比較切身的問題表示關切。舊時的書信相當重視這些應酬客套話的運用,但是現代社會人際交往的方式跟以前大不相同,有些應酬話如果不是由衷之言,堆砌得太多,反而使雙方的關係顯得疏遠,因此不應該胡亂套用。如果是寫給外間的公司或者機構,目的在於查詢投訴之類,則應酬語可以省略。

 

        由於書信用途廣闊,因此書信正文的內容可以說是無所不包,無可不言,因而也沒有一定的結構或成規。但是一般而言,寫給親友的私函以互通信息、增進感情為主要目的,可以寫得比較親切隨意;而內容不論多麼豐富複雜,一般只會分段書寫,卻不用點列的方式。分點敘述平板、正式,只在發給外間機構或者團體的書信中才可能會採用。至於事務書信,則以處理實際事務為主要目的,因此內容應該具體而明確,客觀而得體,少抒情而多說理。       

 

        正文結束以後,通常會加上一兩句結尾的應酬話,這些應酬話同樣應該以切合生活及切合雙方的關係為主,一般以囑咐對方珍重、表示等候對方回覆或者問候其家人為最常見。寫給機構的事務書信,則結尾應酬語也同樣可以省略。

 

        信末祝頌語用來向對方表示祝禱或者請安,這方面的用語在現代書信裏已經漸趨簡單,多數是祝願對方生活愉快、身體健康一類。如果採用標準公函格式寫信給團體機構,即上款在信末的格式,則不應該有祝頌語。

 

        署名和日期是書信不可缺少的部分。一般寫給尊長的書信,在名字前面都要先寫上自稱名分,直寫的話有時候會小字偏右書寫,橫寫也可作類似的處理。名字下面再加啟告語;如「甥XX敬啟」、「學生XXX敬上」、「晚XXX鞠躬」等。在寫給平輩的私函中,自稱名分和署名後面的啟告語已經較少使用,或者簡化至只用「敬上」(對長輩)、「啟」(對平輩)兩種。至於事務書信,自稱名分反而是比較重要的成分,因為信件是個人發出的,只憑姓名,收信人不一定能夠知道發信人的身分、與個別機構的關係,以及發出信件的原因,因此通常要在署名前面,說明自己是甚麼人,如「會員XXX敬上」、「讀者XXX啟」;署名後面的啟告語可用「啟」、「敬啟」、「謹啟」、「敬上」等幾個,也可以省略不用。

 

        在比較隨意的私人信函中,日期也可以寫得比較隨意,比如只寫月、日而不寫年份,直接寫在署名的下面(橫寫)或者左面(直寫)。但是比較正式、莊重的信件,或者寫給商業機構的事務書信,適宜把年、月、日都寫上,並且另行頂格書寫。

 

 

(四)  私函和公函辨析:

 

 

私函

公函

上款

(修飾語)+(姓)名+(身分)

職銜+姓名+知照語

(如採用標準公函格式,則上款挪到信末,書信改以「敬啟者」等啟告語開頭。)

啟首語

表示問候或思念的話語

引述公事內容

正文

無所不談

只針對需要處理的事務

收結語

以切合雙方生活或者關係的話語,表示盼禱、候覆等,用來結束正文

比較簡單,多數是「專此奉覆」、「謹此敬告」、「專此」一類結束語,有時候甚至會省略。

祝頌語

對收信人的祝願、問候

如果上款挪後到信末,祝頌語應省略

署名

自稱 + (姓)名+(啟告語)

(自稱) + 姓名 + (啟告語)

日期

可以只寫月、日;位於署名下面(橫寫)或者左面(直寫)

年、月、日另行頂格全寫

 

(五)  常用詞彙

 

 

詞語

意義及用法

 

 敬啟者

「啟」是陳述、告訴的意思,「敬啟者」意即我很恭敬地告訴你的事情就是下面這些了。因此「敬啟者」一定是放在正文的開頭,而且一般多用於事務書信。

 

 大鑒、台鑒、

 雅鑒、道鑒、

 鈞鑒

「鑒」有審察的意思,「大」是敬辭,「大鑒」就是請對方看信的禮貌用語,一般用於平輩。意思雷同的詞語還有很多,主要視乎對方的身分而變更前面一個字,作為動詞的「鑒」則保留不變,比如同樣可以用於平輩的有「台鑒」,用於女士的有「雅鑒」,用於文教界的有「道鑒」,用於政界或握有實權的人有「鈞鑒」等。

 

 大函、尊函

稱呼別人來信的恭敬語。

 

 敬悉、收悉

「悉」是「詳細地了解」的意思,在書信裏,一般用來表示清楚明白對方來信中所說的事情和所表達的意思。

 

 承蒙、荷承、

 荷蒙、蒙

在這個詞語裏,「承」和「蒙」的意義相同,都是承受、得到的意思;這個詞通常用在動詞前面,意在感謝對方的某些行動,比如「承蒙熱情招待,感激之至」。意義和用法跟「承蒙」相同的還有「荷承」、「荷蒙」等。

「蒙」有時候可以單獨使用,也是「得到」的意思,如「如蒙貴公司錄用」、「倘蒙答允蒞臨講學」等。

 

 敬祈、尚祈、

 敬希、敬候

「祈」是請求、希望的意思,在要求別人做事,希望別人有所行動的時候,通常會在有關的行動之前加上「敬祈」、「尚祈」、「敬希」、「敬候」等詞,以表示禮貌,如「敬祈笑納」、「敬希蒞臨指導」。

 

 無任/不勝

「非常」、「十分」的意思,如「無任感激」、「不勝厚幸」。

 

 

「謹」有恭敬、慎重、謹慎、嚴謹等幾個意思,在書信裏使用,一般放在動詞前面,用來修飾動詞,表示恭敬之意,如「謹啟」、「謹覆」、「謹具」、「謹祝」等。

 

 專此、耑此

「專/耑」是專誠、特意的意思,「專此/耑此」意指我特意為了這件事情寫信給您,是文言書信常用的信末收結語;有時候可以在後面再加上一些動詞,如「耑此奉覆」是特意寫這封信給您回覆,「耑此布達」是特意寫這封信陳述表達我的意思。

 

 此致

「致」是送達的意思,「此致」就是「以上這些內容要送達某某人」的意思,因此「此致」之後,一定要接著寫上收信人的姓名。如果書信開頭已經落了上款,則正文之後就不應該用「此致」來結束,否則就會重複出現兩次收信人姓名;只有當書信以「敬啟者」接以正文開頭,才能用「此致」作結,把上款挪到「此致」後面;這是標準公函的常用格式。

 

 恭頌、敬頌、

 恭請、敬候、

 即頌、即候、

 順頌、順候

左述都是「祝頌」的意思,一般而言,對長輩應該用「恭」、「敬」開頭的用語,對平輩則可以用「即」、「順」開頭的用語。

 

詞語

意義及用法

 

 尊安、福安、

 道安、教安、

 台安、大安、

 籌安、財安、

 鈞安

「安」是平安,用作信末的祝頌語。對長輩可以用「尊安」、「福安」;對師長或文教界可以用「道安」、「教安」;對一般平輩可以用「大安」、「台安」;對財經界可以用「籌安」、「財安」;對掌握實權者可以用「鈞安」。此外,凡是用「安」類的祝頌語,前面的動詞最好用「請」、「候」,而不用「頌」,如「敬候尊安」、「恭請鈞安」、「即候台安」。

 

 台祺、道祺、

 文祺、勛祺、

 鈞祺

「祺」是幸福、吉祥的意思,因而跟「安」一樣,常用作信末祝頌語;但不同之處在於「祺」一般不用來祝頌長輩,只用來祝頌平輩或沒有親屬關係的人。對一般平輩可以用「台祺」;對文教界可以用「道祺」、「文祺」;對政界可以用「勛祺」;對掌權者則可以用「鈞祺」。此外,與「祺」搭配的動詞一般用「頌」而不用「請」、「候」。如「順頌台祺」、「即頌文祺」。

 

 查收

檢查後收下的意思,書信裏通知對方收取郵寄或送遞的物件時,通常會使用這個詞語,如「貨物樣本已於昨日寄出,敬請查收」。

 

 

(六)  空白格式範本

 

 20140721003  

20140721004  

20140721005  

 

(七)  示例

 

例一:

  尊敬的周老師:

您好!

今天是您規定要交綜合科學功課的日子,很慚愧我不能按時交上。

由於我爺爺最近臥病在家,不能下床,我媽媽每天要留在家裏照顧他,

她獨力經營的報紙攤沒有人看管,哥哥和我要每天輪流替媽媽看管報紙攤;最近這一個多星期,我放學以後都要把功課帶到報紙攤去做,您的

功課雖然兩星期前就吩咐我們做,但是我還是沒有時間去搜集標本,也

沒有時間去圖書館找資料。

爺爺昨天已經略見好轉,媽媽已能抽出一段時間到報紙攤,相信哥

哥和我很快可以再次集中精神投入學習。這份功課我自己是很有興趣做的,希望您能批准我延遲一個星期交。

                敬祝

        安康

                                                                     中三乙學生 薛寶瓊敬上

                                                                          一九九九年十月三日

 

例二:

 

翠婷:

 

                時間過得真快,你們離開香港不覺已經四個多月,一切都安

 

    頓好了嗎?能夠適應加拿大的氣候和學校生活嗎?聽說在外國念

 

    書比在香港舒服,沒有那麼多家課,也沒有那麼多測驗考試,相

 

    信你一定樂在其中吧?我們就慘了,今年一開學就被一大堆練習

 

及測驗淹得幾乎窒息,一想起你現在可以輕鬆自在,真是羡慕得

 

很!唯一值得安慰的,是我們不用像你那樣,每天「咬牙切齒」

 

說英文!是不是說得舌頭都麻木了?哈哈!

 

        你知道嗎?我們今年的班主任是訓導組的鄧老師!剛開學的

 

時候,我們都以為今年一定惡夢連場,還記得去年陳耀宗給她罰

 

的樣子嗎?所以開學頭兩個星期,我們都戰戰兢兢,恐怕有甚麼

 

「行差踏錯」;誰知道相處之下,才發覺她原來很友善,而且很

 

愛護我們;只要同學不犯規,她可以跟我們有說有笑。很多同學

 

都開始喜歡她,包括我在內。

 

你走了以後,我們的「夢幻組合」被迫重組,最近陸老師找

 

    了霞女加入;我們已開始秘密練兵,準備參加音樂節比賽,希望

 

賽後有好消息告訴你。

 

        說了那麼多我們的事,你的近況又怎樣?加拿大是不是已經

 

開始下雪了?天氣是不是很冷?滑過雪嗎?好玩不好玩?有那麼

 

多新奇的經歷,為甚麼不跟我們分享分享?冰冰、小飛俠、阿雲

 

和我都很想知道你在加拿大的情況,趕快給我們回信。

 

       

 

生活愉快

 

 

12-11-99

 

 

 

又:來信記得附上近照,讓我們看看你現在的樣子。

 

例三:

 

敬啟者:為提高本校同學對中國文化的認識,本校學生會依一

 

九九九至二零零零年度工作計畫及第二次幹事會會議決定,訂

 

於明年二月十五日至十八日元宵節前一連四天,舉辦「民間節

 

日知多少」活動。活動包括認識民間節日的攤位遊戲、燈謎競

 

猜、壁報展覽,以及文化常識問答比賽。素仰老師學識淵博,

 

於中國文化造詣尤深,故特奉函邀請老師出任上述活動中「文

 

化常識問答比賽」的顧問,指導我們擬定比賽題目,並於比賽

 

當天擔任評判及主持頒獎。比賽訂於十八日上午在本校禮堂進

 

行。隨函奉上程序及細則,以供省覽。如蒙俯允,不勝感激。

 

如何之處,敬候示覆。此致

 

林文翰老師

 

 

 

                                                                 學生會會長 鍾清平謹上

 

一九九九年十二月十七日

 

例四:

 

香港時代巴士公司公關部經理先生:

 

 

 

    我是一名中學生,現向貴公司反映有關巴士停站安排失當

 

的情況。

 

每天早上都要在彌敦道XXX號XX珠寶行門外乘搭XX號

 

巴士到官塘上學。該巴士站共有9條路線的巴士停靠,每天早

 

上七八點之間候車乘客眾多;該站又設於繁忙的街道上,穿梭

 

往來的行人加上大量候車的乘客,往往使車站附近異常擁擠。

 

本月九日上午七時二十分,一輛XX號巴士靠站後,我剛越過

 

了一些等候其他路線巴士的乘客,正要上車,突然有幾個乘客

 

搶先上車,把我撞倒在巴士與鐵欄之間,擦破了膝蓋。我掙扎

 

起來時,司機已經關上車門,離站而去。

 

這次意外雖然不是直接由貴公司導致,但如上述車站的候

 

         車安排得當,相信此等意外當可避免。不知貴公司可否考慮於

 

        繁忙時間在該站安排站長維持秩序,並與政府有關部門商討,

 

         把不同路線的巴士分開不同路段停靠,避免過多乘客聚集在同

 

         一個車站候車,以減少行人乘客互相擁擠的機會。此等安排將

 

         進一步改善貴公司的服務素質,增加乘客對貴公司的信心,希

 

         望貴公司能加以考慮。敬候

 

         台安

 

 

 

                                                                                       乘客程家俊

 

 

 

一九九九年十一月十二日

 

 

 

        通訊地址:九龍油麻地XX街XX號XX大廈X樓X座

 

 

 

 教學筆記

練習 

 2000px-Microsoft_Word_2010_Icon-1.svg.png  

 

 2000px-Microsoft_Word_2010_Icon-1.svg.png   

2000px-Microsoft_Word_2010_Icon-1.svg.png

 

2000px-Microsoft_Word_2010_Icon-1.svg.png 

 

 

 

 

 

 

 

 

文章標籤
創作者介紹
創作者 Miss Lam 的頭像
Miss Lam

Miss Lam的教學資源網

Miss Lam 發表在 痞客邦 留言(0) 人氣()