Miss Lam的教學資源網

書信

(一)  作用

書信相信是使用範圍最廣、使用頻率最高的一種應用文。凡是私人與私人、私人與團體、團體與團體之間需要以書面的形式互通信息，就可以通過書信來溝通。

(二)  應用範圍

書信的應用範圍相當廣泛，舉凡日常生活裏面與親朋友好抒情、議論、商討、交涉、祝賀、慰問，或是由於特定的事務，需要與外間的團體機關有所溝通接觸，如查詢、投訴、訂購貨物，以至團體之間需要解決業務往還上的種種問題等，都有可能用上書信這種應用文體。

書信大致可分為私函和公函兩大類。凡是以個人為中心，就個人日常生活裏所發生的事情，與身邊有關係的人相互往來所使用的書信，屬於私函。個人與團體或者機關團體之間，因為要解決行政公務上的種種問題而使用的往來信件，則屬於公函。所謂機關團體，一般所指的是政府機構、工商機構、以及公營事業機構。

(三)  寫作注意事項

一般而言，私人發出的信函，通常都包含稱謂、啟首語、正文、收結應酬語、信末祝頌語、署名和日期七個部分。比較傳統的做法，會在稱謂之後加上知照啟事敬語，即知會受信人，並表示要開始敘述的客套用語；並在署名之後，加上啟告語；這些成分在近代的書信裏已經逐漸省略，這裏只介紹一兩個目前還可能使用到的用語，其餘不再贅述。

傳統書信極重視寫信人與收信人之間的親疏尊卑關係，因此上款的稱謂和書信開頭的知照啟事語，都會因為雙方的關係不同而有所調整；不過，近代的語體書信已經不再那麼講究。就中小學生而言，如果寫的是私函，對平輩可以直接稱呼名字，姓氏一般不加，與對方的關係則可寫可不寫；如書信可以直接以「偉明」開頭，也可以寫成「偉明同學」或者「王偉明同學」；三種稱呼反映了雙方不同的交情，可以視乎情況選用。對平輩親屬可以直接以關係稱呼，或者名字加關係，如「二姐」、「表弟」或者「倩萍表妹」。對長輩則一般以關係稱呼，或姓加關係、姓加職稱等方式稱呼，有時候可以在前面加修飾語「親愛的」、「敬愛的」，後面可以不用知照語；如「三叔、三嬸」、「魏伯伯」、「章小姐」、「親愛的爸爸」、「敬愛的鄭老師」等。

不過，如果收信人跟發信人沒有親友關係，而只是代表某些公司或者機構接受發信人的查詢、投訴、應徵等，則有時候可以考慮在稱謂後面保留知照語，在比較嚴肅、鄭重的情況底下，尤其如此；如「XX公司人事部經理XXX先生大鑒」、「XX中學XXX校長道鑒」。這類由私人發給機構的事務書信，也可以視乎其鄭重程度，採用標準的公函格式，以啟事語開頭，以「此致」收束正文，而把上款挪到信末。

        稱謂後面的啟事語，像「敬啟者」、「敬覆者」、「敬陳者」等，寫給親友的私函已很少使用；但寫給不太熟悉的長輩或者機構、團體，則可以考慮保留，特別是「敬啟者」，在目前還是比較常用的。

        書信開頭的應酬語，大部分都是互相問候或者表示思念的話語，最一般的如「很久不見了，近況怎麼樣」。如果要表現得親切一點，可以從雙方的生活狀況或者大家比較熟悉的範圍出發，對一些比較切身的問題表示關切。舊時的書信相當重視這些應酬客套話的運用，但是現代社會人際交往的方式跟以前大不相同，有些應酬話如果不是由衷之言，堆砌得太多，反而使雙方的關係顯得疏遠，因此不應該胡亂套用。如果是寫給外間的公司或者機構，目的在於查詢投訴之類，則應酬語可以省略。

        由於書信用途廣闊，因此書信正文的內容可以說是無所不包，無可不言，因而也沒有一定的結構或成規。但是一般而言，寫給親友的私函以互通信息、增進感情為主要目的，可以寫得比較親切隨意；而內容不論多麼豐富複雜，一般只會分段書寫，卻不用點列的方式。分點敘述平板、正式，只在發給外間機構或者團體的書信中才可能會採用。至於事務書信，則以處理實際事務為主要目的，因此內容應該具體而明確，客觀而得體，少抒情而多說理。       

        正文結束以後，通常會加上一兩句結尾的應酬話，這些應酬話同樣應該以切合生活及切合雙方的關係為主，一般以囑咐對方珍重、表示等候對方回覆或者問候其家人為最常見。寫給機構的事務書信，則結尾應酬語也同樣可以省略。

        信末祝頌語用來向對方表示祝禱或者請安，這方面的用語在現代書信裏已經漸趨簡單，多數是祝願對方生活愉快、身體健康一類。如果採用標準公函格式寫信給團體機構，即上款在信末的格式，則不應該有祝頌語。

        署名和日期是書信不可缺少的部分。一般寫給尊長的書信，在名字前面都要先寫上自稱名分，直寫的話有時候會小字偏右書寫，橫寫也可作類似的處理。名字下面再加啟告語；如「甥XX敬啟」、「學生XXX敬上」、「晚XXX鞠躬」等。在寫給平輩的私函中，自稱名分和署名後面的啟告語已經較少使用，或者簡化至只用「敬上」(對長輩)、「啟」(對平輩)兩種。至於事務書信，自稱名分反而是比較重要的成分，因為信件是個人發出的，只憑姓名，收信人不一定能夠知道發信人的身分、與個別機構的關係，以及發出信件的原因，因此通常要在署名前面，說明自己是甚麼人，如「會員XXX敬上」、「讀者XXX啟」；署名後面的啟告語可用「啟」、「敬啟」、「謹啟」、「敬上」等幾個，也可以省略不用。

        在比較隨意的私人信函中，日期也可以寫得比較隨意，比如只寫月、日而不寫年份，直接寫在署名的下面(橫寫)或者左面(直寫)。但是比較正式、莊重的信件，或者寫給商業機構的事務書信，適宜把年、月、日都寫上，並且另行頂格書寫。

(四)  私函和公函辨析：

(五)  常用詞彙

(六)  空白格式範本

(七)  示例

例一：

  尊敬的周老師：

您好！

今天是您規定要交綜合科學功課的日子，很慚愧我不能按時交上。

由於我爺爺最近臥病在家，不能下床，我媽媽每天要留在家裏照顧他，

她獨力經營的報紙攤沒有人看管，哥哥和我要每天輪流替媽媽看管報紙攤；最近這一個多星期，我放學以後都要把功課帶到報紙攤去做，您的

功課雖然兩星期前就吩咐我們做，但是我還是沒有時間去搜集標本，也

沒有時間去圖書館找資料。

爺爺昨天已經略見好轉，媽媽已能抽出一段時間到報紙攤，相信哥

哥和我很快可以再次集中精神投入學習。這份功課我自己是很有興趣做的，希望您能批准我延遲一個星期交。

                敬祝

        安康

                                                                     中三乙學生 薛寶瓊敬上

                                                                          一九九九年十月三日

例二：

翠婷：

                時間過得真快，你們離開香港不覺已經四個多月，一切都安

    頓好了嗎？能夠適應加拿大的氣候和學校生活嗎？聽說在外國念

    書比在香港舒服，沒有那麼多家課，也沒有那麼多測驗考試，相

    信你一定樂在其中吧？我們就慘了，今年一開學就被一大堆練習

及測驗淹得幾乎窒息，一想起你現在可以輕鬆自在，真是羡慕得

很！唯一值得安慰的，是我們不用像你那樣，每天「咬牙切齒」

說英文！是不是說得舌頭都麻木了？哈哈！

        你知道嗎？我們今年的班主任是訓導組的鄧老師！剛開學的

時候，我們都以為今年一定惡夢連場，還記得去年陳耀宗給她罰

的樣子嗎？所以開學頭兩個星期，我們都戰戰兢兢，恐怕有甚麼

「行差踏錯」；誰知道相處之下，才發覺她原來很友善，而且很

愛護我們；只要同學不犯規，她可以跟我們有說有笑。很多同學

都開始喜歡她，包括我在內。

你走了以後，我們的「夢幻組合」被迫重組，最近陸老師找

    了霞女加入；我們已開始秘密練兵，準備參加音樂節比賽，希望

賽後有好消息告訴你。

        說了那麼多我們的事，你的近況又怎樣？加拿大是不是已經

開始下雪了？天氣是不是很冷？滑過雪嗎？好玩不好玩？有那麼

多新奇的經歷，為甚麼不跟我們分享分享？冰冰、小飛俠、阿雲

和我都很想知道你在加拿大的情況，趕快給我們回信。

        祝

生活愉快

嫦

12-11-99

又：來信記得附上近照，讓我們看看你現在的樣子。

例三：

敬啟者：為提高本校同學對中國文化的認識，本校學生會依一

九九九至二零零零年度工作計畫及第二次幹事會會議決定，訂

於明年二月十五日至十八日元宵節前一連四天，舉辦「民間節

日知多少」活動。活動包括認識民間節日的攤位遊戲、燈謎競

猜、壁報展覽，以及文化常識問答比賽。素仰老師學識淵博，

於中國文化造詣尤深，故特奉函邀請老師出任上述活動中「文

化常識問答比賽」的顧問，指導我們擬定比賽題目，並於比賽

當天擔任評判及主持頒獎。比賽訂於十八日上午在本校禮堂進

行。隨函奉上程序及細則，以供省覽。如蒙俯允，不勝感激。

如何之處，敬候示覆。此致

林文翰老師

                                                                 學生會會長 鍾清平謹上

一九九九年十二月十七日

例四：

香港時代巴士公司公關部經理先生：

    我是一名中學生，現向貴公司反映有關巴士停站安排失當

的情況。

每天早上都要在彌敦道XXX號XX珠寶行門外乘搭XX號

巴士到官塘上學。該巴士站共有9條路線的巴士停靠，每天早

上七八點之間候車乘客眾多；該站又設於繁忙的街道上，穿梭

往來的行人加上大量候車的乘客，往往使車站附近異常擁擠。

本月九日上午七時二十分，一輛XX號巴士靠站後，我剛越過

了一些等候其他路線巴士的乘客，正要上車，突然有幾個乘客

搶先上車，把我撞倒在巴士與鐵欄之間，擦破了膝蓋。我掙扎

起來時，司機已經關上車門，離站而去。

這次意外雖然不是直接由貴公司導致，但如上述車站的候

         車安排得當，相信此等意外當可避免。不知貴公司可否考慮於

        繁忙時間在該站安排站長維持秩序，並與政府有關部門商討，

         把不同路線的巴士分開不同路段停靠，避免過多乘客聚集在同

         一個車站候車，以減少行人乘客互相擁擠的機會。此等安排將

         進一步改善貴公司的服務素質，增加乘客對貴公司的信心，希

         望貴公司能加以考慮。敬候

         台安

                                                                                       乘客程家俊

一九九九年十一月十二日

        通訊地址：九龍油麻地XX街XX號XX大廈X樓X座